Hogyan lehetsz az időgazdálkodás és hatékonyságnövelés segítségével, egyre termelékenyebb

 

Bizonyára elakadtál már valamikor, és nem az ötletek hiánya, hanem az időhiány miatt. Legalább egyszer megtörtént már mindenkivel. Megdöbbentél, mert nincs időd mindent és mindenkinek megcsinálni, és azt kérdezed magadtól: ” Hogyan szervezzem meg az időmet?”

Vállalkozóként ezek a pillanatok végzetes lehet, mert nagymértékben befolyásolják a munkád termelékenységét, megakadályozva, hogy a lehető legteljesebb mértékben figyelemmel tudj lenni mindenre. És ami még rosszabb, értékes lehetőségeket veszíthetsz el akkor, ha idődet nem szervezed meg.

Ennek elkerülése érdekében szükség van egy olyan hatékony időgazdálkodás bevezetésére, amivel a lehető legtöbbet tudod kihozni a napjaidból. Ennek megfelelő módja egy heti időgazdálkodás, időbeosztás ütemező használata , függetlenül attól, hogy elektronikus vagy akár papír alapú -, a lényeg  az, hogy elkezd használni.

De hogyan lehet megszervezni a heti időgazdálkodás ütemezését?
Ha eddig elhanyagoltad, akkor tippeket adok neked , hogyan kell és hogyan tudsz, heti ütemtervet készíteni. Így termékenyebbé teheted a napodat és nem pocsékolod az idődet.

 

1. Vizsgáld meg, mely tevékenységek eredményezik a munkád  termelékenységét és minőségét nap mint nap!

A szervezés megkezdésekor nagyon fontos, hogy tisztában legyél azzal, mibe fekteted az idődet . Ez a rész nagyon fontos, mert megtudhatod, hogy pontosan hány feladatot kell elvégezned.

Lehet, hogy sok fontos dolog van ugyanazon a napon, és nagyon nehéz befejezni őket egyszerre; Kimerülté válhatsz, és még csalódott is lehetsz, ha nem sikerül. Ezért jobb ezeket a tevékenységeket fontossági sorrendben megszervezni.

Miután megszervezted a prioritásokat, próbáld kiküszöbölni a figyelmetlenséget . Valóban fontosabb a hírportálokon szörfözni, mint az aktuális projekt? Meg kell nézni a közösségi hálózatokat, mielőtt munkád elvégeznéd?

Ez csak néhány figyelemelterelés azok közül melyekkek naponta találkozhatunk. És ezért el kell távolítani őket , hogy a heti időbeosztásod valóban hatékony legyen.

Agyunk gyakran nem képes párhuzamosan gondolkodni, és másodpercek alatt átugrik az egyik dolgoktól a másikra. Ha a figyelmünket elterelő zavaró esemény nagyon vonzó, akkor az agyunk nem lesz képes a prioritásokra összpontosítani.

Vagyis két órát veszítesz a termelékenységből, ha nézegeted a közösségi hálózatok által kínált zavaró tényezőket .

Tehát szüntesd meg a zavaró tényezőket, és dolgozz folyamatosan egy-egy feladaton. Szinte lehetetlen mindenféle zavaró tényezőt teljesen kiküszöbölni, de némi akaraterővel megszabhatod a korlátokat.

Ha produktív szeretnél lenni, akkor létrehozhatsz egy konkrét ütemtervet, és elkerülheted az esetleges zavaró tényezőket. Ily módon az időgazdálkodásod hatékonyabb lesz, és jobb eredményeket fogsz elérni a projektjeidben.

Másrészt, ne indíts el több dolgot egyszerre. Emlékszel arra, amit már mondtam? Ha megpróbálsz egyszerre mindent megtenni, pazarlod az idődet, mert nem leszel igazán koncentrált.

Jobb, ha egyszerre csak egy dolgot csinálsz. Állítsd be a célokat és határozd meg az időt, amelyre szükséged lesz mindegyik feladat megvalósításához. Például: “Ezt a cikket egy órán belül megírom.”

Ha nagyon hiperaktív vagy és nehezen tudsz koncentrálni, technikákat kereshetsz az interneten, például a Pomodoro-t .

Ez a technika azon alapul, hogy 25 percig egymás után dolgoznak (Pomodoro), és 5 perces szünetet vesznek minden Pomodoro között. Ez meglehetősen praktikus módszer a termelékenység növelésére.

Ez azon a tényen alapszik, hogy az állandó szünetek felgyorsítják a mentális képességeket. Jól alkalmazva számos előnnyel rendelkezik, például javítja a munkatermelékenységet.

Ezt a technikát öt lépésben alkalmazzák :

  • Döntsd el a végrehajtandó feladatot.
  • Az óra (riasztás) beprogramozása 25 perc időtartamra történik.
  • Koncentrált és intenzív módon dolgozz egy tevékenységen, amíg ez a riasztás megszólal. Amikor hangzik, egy X-et jelölnek azoknak a márkáknak, amelyek megfeleltek a “Pomodoro” -nak.
  • Pihenjen körülbelül 5 percig . Ebben az időszakban tegyél meg mindent, amire szükséged van a pihenéshez, kivéve azt, hogy a munkára gondolj.
  • Ezután a folyamat újraindul . Ha eléred a 4 Pomodorost, pihenj hosszabb ideig, kb. 20 percet. És kezd el újra.

És ha úgy érzed, hogy ez a technika nálad nem működik , ne aggódj, van még sok másik, amit használhatsz.

 

2. Azonosítsd be a problémákat, és azok lehetséges megoldásait

A hibák azonosításához a következő kérdéseket kell feltenned magadnak:

  • Sok dolog van a mai napirenden?
  • A célok rosszul vannak meghatározva?
  • Hiányzott a motiváció valami elvégzéséhez?
  • Én energiahiánytól vagy koncentrációs hiánytól szenvedtem?
  • Volt valami váratlan?
  • Hosszabb ideig tartott a tervezettnél?

Mindez annak érdekében, hogy meghatározzuk, hogyan lehet hatékonyan javítani a termelékenységet .
Miután megválaszoltad őket, folytathatod a feladatok ütemezésének tervezését.

 

3.  Határozd meg a prioritásaidat, az időddl kapcsolatban. Melyek azok a tevékenységek amelyek a minőséget és termelékenységet garantálják.

Nagyon hasznos a feladatok rendezése a sürgetõktõl, a kevésbé  sürgős dolgokig.

Annak érdekében, hogy tudd, melyiket tedd előrébb, és melyiket későbbre, fel kell tenned magadnak bizonyos kérdéseket :

  • Melyiket kell előbb megtennem?
  • Melyiknél tart tovább a befejezés?
  • Melyiknek van több értéke számomra?
  • Melyik a legidőigényesebb?

Végül el kell döntenie, hogy a határidő, az időtartam, vagy az ütemezett feladatok relatív értéke prioritást jelent-e a számodra.
Senki sem ismer téged jobban, mint te magad és a saját korlátaid.

 

4. Ösztönözd magad az ütemterv vagy a napirend elkészítésére

Sokkal könnyebb beállítani egy feladatot, és azt mondani, hogy “Ma szeretnék csinálni X dolgot”, mint amikor “Ma ezt meg kell tennem”. Mert amikor kötelessé válsz valamilyen házi feladat elvégzésére … még nem kezdted el teljesíteni, amikor már kimerült vagy.

Hatékonyabb az, ha “A 14:30-as értekezlet nagyon eredményes lesz számomra”, mint például a “Ma 14: 30-kor értekezleten kell részt vennem”.

Vagy egy hétköznapi esetben változtasd meg a “Ma el kell mennem az edzőterembe” kifejezést a “Ma az edzőteremben az időmet jól fogom eltölteni ” kifejezésre.

Pszichológiai szempontból sokkal könnyebb arra buzdítani magad, hogy tegyél valamit, amikor rájösz, hogy meg akarod csinálni , mint akkor, amikor meg kell tenned, csak nem motivál eléggé.

Tegyél egy próbát és teszteld!

 

5. Feladataidhoz adj időt

Az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időre gondolva, majd a pihenéshez szükséges idő segít jobban megszervezni magát. Egy jó technika az, hogy csak kicsit meghosszabbítják az egyes tevékenységekhez szükséges időkeretet.

Például: Ha olyan feladatot ütemez, amely általában kb. 30 percet vesz igénybe , akkor tegye körülbelül 40 perc alatt .

Amikor ezt megteszi, a plusz percek összeadódnak az ön kedvéért . Tehát elkerülheti, hogy valahol késj, pár extra percet ad neked, vagy mindenesetre kielégítő érzést ad neked, hogy gyorsan befejezted.

 

6. Hagyj szabadon helyet a napirendedben

Ha tudni szeretné, hogyan lehetne javítani a termelékenységet, ne felejtsen el egy kis szabad helyet hagyni az ütemezett ütemezés végén. Ez azért van, hogy kevesebb prioritással bíró feladatokat tegyen , és a hét bármelyik szakaszában befejezze.

Ha van ideje ma, vagy valamikor máskor a határidők előtt, akkor befejezheti azokat. Ily módon elősegítheti a munkát és eredményes eredményeket érhet el .

Az ilyen típusú dolgok alacsony prioritással bírnak , és bármikor szabadon elkészítheti őket. A szekrény megszervezése vagy az e-mailek felzárkózása jó példa erre a nem elengedhetetlen tevékenységre.

 

7. Ellenőrizd napi ütemterved

Váljon szokásoddá, hogy minden nap ellenőrizd az ütemterved vagy napirended , különösen reggel és este, hogy felkészülj a következő napra. Ugyanígy minden nap kezdetén be kell ütemezned néhány percet , hogy kávét igyál, vagy átnézd a végrehajtásra váró napi feladataidat.

Akár telefonoddal, akár bármilyen más megoldással emlékeztetheted magad  a legfrissebb feladatokra.

A lényeg a motivációban rejlik!

Ezeknek az egyszerű tippeknek a gyakorlásával és felhasználásával rájössz, idővel hogyan lehetsz egyre termelékenyebbek. Hamarosan rájössz, hogy az idő hatékony kezelése nem olyan nehéz, mint amilyennek kezdetben láttad.

Ne felejtse el, hogy mindannyian segítségre van szükségünk, és ha van olyan koncentrációs technikája vagy szervezete, amely nincs itt, ne habozzon megosztani!

 

 

 

Ezek is érdekelhetnek:

0000

 

« 

  »