Hogyan lehetsz virtuális asszisztens

Ha azt szeretnéd megtudni, hogyan lehetsz otthonról dolgozó virtuális asszisztens, akkor a legmegfelelőbb helyen jársz.

Jó néhány éve már annak, hogy az online munkavégzés forradalmasította a munkaerő piacot, és ha Te is szabadúszóként szeretnél dolgozni a jövőben, ezt virtuális asszisztensként tudod a legegyszerűbb módon megtenni.

Bár hazánkban a köztudatban még nem nagyon ismert ez a tevékenység, viszont a kkv-k vezetői egyre inkább ismerik és értékelik. A távmunka sikerét, nagyfokú hatékonysága, termelékenysége indokolja. A hagyományos értelembe vett, klasszikus irodai munkával szemben.

Nem csak nekünk, akik otthonról virtuális asszisztensként dolgozunk jobb a munkának ezen formája.

A vállalatoknak is hasznos, mivel kiszámíthatóbb mind időben, mind költségek vonatkozásában az alkalmazottakkal elvégeztetett munkánál.

Ha most ízlelgeted a gondolatát, hogy nemsokára helyfüggetlenül dolgozó virtuális asszisztens leszel, talán úgy gondolod, hogy szakértőnek kell lenned ehhez. De tévedsz … egyáltalán nem kell szakértőnek lenned.

Én személy szerint úgy kezdtem, hogy egy kicsit ismertem a WordPress-t és egy kicsit a közösségi médiát.

Az online munka szépsége éppen abban rejlik, hogy olyan sokrétű és szerteágazó a témák sokasága. Nagyon valószínű, hogy ha ma összeírod a már megszerzett készségeidet, holnap megkezdheted az ügyfeleid keresését. (Tényleg!)

Ma foglalkozzunk a virtuális asszisztensek témakörével;

  • kik is azok a virtuális asszisztensek,
  • a virtuális asszisztensek típusai,
  • a megrendelések megszerzése,
  • amit virtuális asszisztensként tudnod kell 
  • … és így tovább.

Ki bérel virtuális asszisztenst és miért?

Ha szeretnéd megtudni, hogyan lehetsz virtuális asszisztens, akkor érdemes tisztában lenned azzal is, hogy kinek fogsz majd dolgozni, és  miért is van szüksége a Te munkádra.

Vannak elfoglalt személyek (mint például a vállalkozások tulajdonosai), a bloggerek, az induló vállalkozások, a mikro-, kis- és középvállalkozások, amelyek korlátozott idővel, hellyel és költségvetéssel rendelkeznek.

Számukra bizonyos feladatokat (jellemzően asszisztensi feladatokat)  kell elvégezni.

Annak érdekében, hogy ezen feladatok ellegyenek végezve, két megoldás létezik.

Vagy belsős (főállású alkalmazott) vagy külsős munkatárs segítségét veszik igénybe.

A főállású asszisztens bérét, járulékait, a számára megfelelő irodai környezetet, irodai eszközöket, hónapról hónapra biztosítani kell. Ha van munka, ha nincs.

Második esetben keresnek egy személyt (vállalkozást) a weben, hogy elvégezze ezeket a feladatokat. A munkát az aktuális projekt időtartamára, elvégzéséig rendelik meg. Ennek költsége jelentősen kisebb.

Ez a személy lehetsz Te is.

Ezek a feladatok otthonról vagy a világ bármely pontjáról egy számítógép illetve laptop és internetkapcsolat segítségével elvégezhetők.

Szóval … Ki a virtuális asszisztens?

Egyszerűen összefoglalva, a virtuális asszisztens egy olyan személy, aki távolról dolgozik egy másik személynek vagy vállalkozásnak, azzal a céllal, hogy feladatokat végezzen el a számára; –

  • ezek lehetnek ismétlődő feladatok
  • illetve változó feladatok 
  • lehetnek csupán néhány órát igénybe vevő  feladatok
  • más feladatok akár hetekig, hónapokig is tarthatnak

Ha virtuális asszisztenssé válsz (ha ezt olvasod, már megtetted az első lépést), az általad kínált digitális szolgáltatások lehetnek akár olyan egyszerűek, mint az adatbevitel, akár olyan bonyolult feladatokkal is fordulhatnak hozzád, mint  számlázás, személyzet felvétele, vagy akár weboldal üzemeltetése.

De … Nem kell tapasztalat, hogy virtuális asszisztens legyek?

Már említettem, higgy nekem. Az igazság az, hogy nem. Nem kell tapasztalat, hogy virtuális asszisztens legyél.

Lehetőség van arra, hogy már rendelkezésedre álljon néhány olyan eszköz és készség, amelyre szükség van.

  • … ha Excel-ben dolgoztál táblázatokkal
  • … az internet világában otthonosan mozogsz
  • … úgy gondolod, hogy jó szolgáltatást nyújtasz majd leendő ügyfeleidnek
  • … értesz egy kicsit is a pénzügyhöz és könyveléshez
  • … jól elboldogulsz egy számítógéppel … elkezdheted

Az igazság az, hogy inkább a képességekről van szó, mint a tudásról vagy az eszközök ismeretéről.

Néhány olyan készséget megemlítek, amelyek segíthetnek, ha elkezded.

Itt van néhány. Nem adott sorrendben vannak, de ezekből rájössz, hogy mire gondolok.

  • Legyél pontos, és tudd nagyon jól beosztani az idődet.

  • Pozitív legyen a hozzáállásod és segíts másoknak.

  • Hatékonyan kommunikálj szóban és írásban egyaránt .

  • Ha más nyelveket is ismersz, – különösen angolt- az sokat segíthet. A magyar piacon enélkül is boldogulsz.

  • Legyél barátságos személyiség

  • Ügyelj a részletekre.

  • Légy türelmes és empatikus.

  • Legyen meg benned a folyamatos tanulás iránti vágy.

Ha úgy érzed, hogy ezek közül legalább 3 – 4 tulajdonság illik rád, akkor biztosan megvan benned az, amire szükséged lesz ehhez a munkához.

Természetesen ezek a tulajdonságok, csak egy pár a sok közül, melyek segíthetnek virtuális asszisztensi karriered elindításában.

Eszközök melyekre biztosan szükséged lesz:

  • Egy számítógép illetve laptop

  • Gyors Internetkapcsolat

  • Mobiltelefon (okos telefon)

  • Sokszor jól jön majd egy mikrofonnal ellátott fejhallgató

Persze ha irodai asszisztensként van már tapasztalatod, akkor óriási előnyöd van.

Ha ügyfélszolgálati munkatársaként, könyvelőként vagy bármi más hasonló adminisztratív munkakörben dolgoztál már, biztosan rengeteg készséget, képességet szereztél, aminek hasznát veszed majd virtuális asszisztensként is.

A virtuális asszisztens előnyei és hátrányai

Mint minden az életben, virtuális asszisztens létnek is van előnye és hátránya.

Az előnyök közül említhetjük:

  • Nem kell naponta a munkahelyed és az otthonod között, sokszor csúcsforgalomban utaznod, ingáznod.

  • Nem igényel sok befektetést .

  • Teljes munkaidőben vagy akár részmunkaidőben is végezheted .

  • Általában saját időbeosztással dolgozhatsz.

  • Egyidejűleg több ügyfél és megbízó számára is dolgozhatsz. 

hátrányok:

  • Elképzelhető, hogy az első ügyfeled megszerzése akár néhány hónapig is eltarthat.

  • Előfordulhat, hogy kezdetben alacsonyabb összeget tudsz elkérni ugyanannak a feladatnak a megoldásáért, mint majd később.

  • A feladataid sok esetben monotonok és unalmasak lehetnek.

  • Szükséged lesz egy csendes munkakörnyezetre az otthonodban (amit nem mindig egyszerű megvalósítani).

A virtuális asszisztens feladatai és tevékenységei

Számtalan tevékenység  van, amit egy virtuális asszisztens el tud végezni.

Ne ess pánikba a felsorolás hossza miatt, természetesen Te sem mindegyiket fogod majd végezni.

 

Adminisztratív feladatok:

  • Dokumentumok, levelek írása szerkesztése.
  • Videókról, hanganyagokról átirat készítése.
  • Ügyfélszolgálat biztosítása.
  • Telefonos ügyelet biztosítása.
  • Távoli számítógép kezelése.
  • A folyamatok megszervezése és dokumentálása.
  • Táblázatok készítése és adatok bevitele.
  • E-mailek kezelése és rendezése.
  • Projektek kezelése.
  • Ügyfelek vizsgálata és tevékenységük elemzése.
  • Iratok, levelek, dokumentumok fordítása.

Napi feladatok:

  • A különböző feladatok ütemezése.
  • Más virtuális asszisztensek megbízása vagy a munkatársak irányítása.
  • A tevékenységek és feladatok delegálása másoknak.

Műszaki feladatok:

  • Webhelyek kezelése, karbantartása.
  • Technikai támogatás biztosítása az ügyfeleknek.
  • Videók szerkesztése.
  • Hanganyagok szerkesztése.
  • Értékesítési csatornák és céloldalak készítése, teljesítményük mérése, elemzése.
  • Adatok gyűjtése és elemzése.

Az értékesítési folyamat támogatása:

  • Események és promóciós kampányok támogatása.
  • A potenciális ügyfelek e-mail címének gyűjtése.
  • Kapcsolattartás a potenciális ügyfelekkel, e-mailek küldése.
  • E-mailek küldése a potenciális ügyfeleknek.
  • Potenciális partnerek, vállalatok beazonosítása és kapcsolatfelvétel velük.

Marketing támogatás:

  • Kezelje a blogok, YouTube-csatornák vagy podcastok tartalmát.
  • A szociális hálózati fiókok tartalmának kezelése (közzététele és ütemezése).
  • Támogassa vagy kezelje a hirdetési kampányokat a szociális hálózatokon.
  • Interakció a Facebook közösségekben, csoportokban.
  • A vendég hozzászólások kezelése.
  • Üzleti prezentációk készítése.
  • Kapcsolat tartás a partner vállalkozásokkal és cégekkel.
  • Cikkek írása és szerkesztése.
  • Grafika (képek, bannerek) tervezése a tartalom vagy a webes hirdetések számára.
  • Marketing kampányok létrehozása és nyomon követése e-mailben.

Pénzügyi támogatás:

  • Számlázással kapcsolatos tevékenységek ellátása.
  • A vállalat vagy a személy bevételeinek / költségeinek összehangolása.
  • A dolgozók fizetésének kezelése.
  • Online vásárlások lebonyolítása.

Személyes segítség:

  • Rendezvények, konferenciák és találkozók tervezése és szervezése.
  • Helyfoglalás kirándulásokra, üdülésekre és éttermekbe.
  • Különböző alkalmakra virág rendelés (az ügyfelek néha felettébb kreatívak).

Látod, sok lehetőség van.

De minden attól függ, hogy kinek is dolgozol, és most ezt látni fogod.

 

A virtuális asszisztens típusai és a kezdete

Ahhoz, hogy virtuális asszisztensként kezdj dolgozni, jó ötlet az, hogy szakosodj és eldöntsd,
hogy kinek akarsz dolgozni.

Ha itt jársz, hallottál arról, hogy mennyire fontos a szakosodás, különösen akkor,
ha nincs tapasztalatod.

Ha például tudod, hogy élvezed az írást, talán egy blogot kell kezelned. Vagy ha tetszik
a grafikai tervezés és a marketing, akkor jó ötlet, hogy elkezd megbízóid szociális
hálózatainak kezelését.

A cél az, hogy meghatározd, hogy mit szeretnél csinálni, és ezáltal növeld annak az
esélyét, hogy jól csináld a munkádat, és örömmel végezd az általad elvállalt és rád
bízott feladatokat.

A kérdés tehát az lenne, hogy milyen virtuális asszisztens lehetsz?

Lehetőségek:

 

Virtuális adminisztratív asszisztens

Ez az a típusú virtuális asszisztens, aki olyan vállalkozó számára dolgozik, aki offline
üzleti tevékenységet folytat vagy akinek kevés az ideje.

A fent említett feladatok közül a legtöbb esetben a személyes segítségnyújtás (például
utazások lefoglalása, éttermekbe helyfoglalás), az adminisztratív feladatok és személyes
pénzügyek intézése is kapcsolódik.

 

Virtuális asszisztens fizikai termékek üzletágban
(e-kereskedelem)

Ebben az esetben, ha úgy döntesz, hogy fizikai termékekkel foglalkozol, nagyon valószínű,
hogy az ügyfélszolgálattal kell dolgoznod segíthetsz abban, hogy jobban megismerkedjenek
a termékekkel, a termékek leírásának segítségével és a reklámkampányokat szervezésével és tervezésével.

Függetlenül attól, hogy milyen platformokon dolgozol pl. ShopRenter, UNAS vagy akár a Shopify, a fizikai termékek értékesítésével együtt jár, hogy időről időre az ügyfelek panaszkodnak.

 

Virtuális asszisztens digitális termékek üzletágában
(Infotermékek stb.)

Ha pedig a döntésed az, hogy egy digitális termékek üzletágban dolgozol, akkor az említett
technikai feladatokat általában végre kell hajtani.

Rengeteg eszközt használnak már, de a SalesAutopilot, OptiMonk,  ActiveCampaign,  vagy például a Leadpages, olyan eszközök, amelyeket a fent említettek közül bizonyára ismersz már.

Fontos, hogy ismerkedj meg az értékesítési tölcsérrel, az érdeklődők szerzésével és az
e-mail marketing kampányok építésével, amelyek az ilyen típusú online üzletek
alapját képezik.

 

Virtuális asszisztens egy  (Blogger / Podcaster / Youtuber) tartalomkészítő számára

A bloggerek általában online képzést vagy más digitális termékeket értékesítenek, mivel szakértőként pozicionálták magukat a szakterületükön.

Ha egy bloggerrel dolgozol, akkor meg kell ismerned a WordPress-t (elkezdhetsz egy ingyenes blogot), írhatsz és szerkeszthetsz cikkeket, kutathatsz az interneten, és talán lesz egy kis alapismereted a designról vagy a webes programozásról.

 

Virtuális asszisztens a szociális hálózatok számára

Elképzelhető, hogy ez a fajta virtuális asszisztens több speciális tudást igényel a tervezésben
és a különböző eszközökben, amelyeket a szociális hálózatok folyamatainak automatizálására használnak, valamint részt vesznek a Facebook-csoportokban és kapcsolatba lépnek a követőkkel.

Eszközök: Canva, GIMP,  Buffer, a Hootsuite, 

Megjegyzés: Néhány ilyen típusú virtuális asszisztens idővel kombinálható. Általában azonban az ügyféltől függően jobban orientálódik az egyikre, mint a másikra.

 

Virtuális asszisztens a szociális hálózatok számára. Ugyanaz, mint a közösségi vezető?

A virtuális asszisztens, aki a szociális hálózatokkal és a közösségi vezetőkkel  dolgozik, pillanatok alatt szembesülhet a nehézségekkel.

A közösség vezetője résztvesz az ügy stratégiai részében, miközben az asszisztens általában csak a “tűzoltással” foglalkozik.

(Egyszerűsített módja annak megmagyarázására.) Ne feledje, hogy virtuális asszisztensként közösségi vezetővé válhat, ha szakosodott …

… Valójában sok közösségi vezető van, akik ezzel kezdték.

 

Mennyit kereshetek virtuális asszisztensként, ha csak most kezdem?

Egy virtuális asszisztens  fizetése természetesen nagyban változik attól függően, hogy mit csinál, függ a feladatoktól és a felelősségtől.

Ezenkívül a fizetés órabérben ami a leggyakoribb vagy feladatonként (projekt alapú) esetleg havibérben számolható.

Ha képességeid, készségeid keresettebbek – például számítógépes programozás, grafikai tervezés, webfejlesztés, könyvelés -, akkor a fizetési skála felső végén fogsz lenni. Ez kb.: 8 – 20 E Ft/ óra

Ha csak az alapvető adminisztratív feladatokat tudod elvégezni (e-mail üzenetek kezelése, egyszerű adatbevitel, nyomon követés az ügyfelekkel stb.). Akkor a fizetési skála alsó végén leszel.
Ez kb.: 1.7 – 4.5 E Ft/óra

Néhány olyan munkahely, amely inkább „közepes fizetésű”:

Blogbejegyzések szerkesztése és formázása, közösségi médiafiókok kezelése, Pinterest képek létrehozása, képek beillesztése és hozzáadása a blogbejegyzésekhez, hírlevelek létrehozása, naptárkezelés, szállodák és repülőjegyek foglalása a főnöködnek.

Attól függően, hogy kinek dolgozol, és ez milyen feladatokat végzel, várható, hogy óránként 2 – 12 E Ft forintot keresel majd virtuális asszisztenskén.

 

A virtuális asszisztenssé váláshoz szükséges dolgok

Virtuális asszisztensi munka nem való mindenkinek. Megfelelő készségekkel és személyiséggel kell rendelkezned, valamint tudatában kell lenned annak, hogy a munkát adó mit vár el tőled. A készségeid tükrözik a neked fizetett összeget és a virtuális asszisztens munkaköröket, amelyekre alkalmas leszel.

Sok különböző típusú VA létezik. Ha van alapvető adminisztrátori tapasztalatod, bizonyíthatod, hogy megbízhatóan válaszolsz e-mailekre, és önállóan dolgozol egy megadott időtartamon belül, ezek a dolgok segítenek a kívánt virtuális asszisztens munka megszerzésében.

Csak egy kis bátorságra van szükséged!

Ha nem érzed magad készen, higgy nekem … Megértem. Olyan szinten vagy, amin meg kell győzni, hogy merd elkezdeni alkalmazni a megszerzett tudásodat.

Én sem voltam ezzel másképp.

Ha egy kicsit nagyobb bizalmat szeretnél szerezni, két lehetőséged van:

  1. Meg tudod csinálni, ahogy én tettem, és megtanultam botladozni: próbálkoztam különböző dolgokkal, például megnyitni egy fiókot a közösségi hálózatokon, próbálj meg létrehozni egy weboldalt, és biztosan megtanulod a folyamatot.
  2. Ha fel akard gyorsítani a dolgokat, tanulhatsz egy szakértőtől, akinek megvan az ismerete és egy leírást követhetsz, hogy ne csak tudás, hanem bizalom is legyen (ami ugyanannyira fontos).

Nincs hivatalos követelmény, vagy formális oktatás, hogy megtanítson hogyan lehetsz virtuális asszisztens, de ne felejtsd, hogy a folyamatos tanulás frissen és naprakészen tart.

Több száz online tanfolyam és termék áll rendelkezésedre, amik által tudásodat megfelelően tovább fejlsztheted. 

 

Következtetés: Hogyan lehetsz virtuális asszisztens: munka otthonról – 0 tapasztalattal!

Fogadok, hogy eddig nem gondoltad, hogy a virtuális asszisztensi munkát ennyire egyszerűen elkezdheted, mégis ennyire sokrétűen tudja biztosítani, szabadúszóként a munkát számodra.

Amit a legjobban szeretek a virtuális asszisztensi munkában, az a határtalan lehetőség.
Kezdőként nem igényel elmélyült tudást, mégis akár hetek alatt, a szakterületeden dolgozva profivá válsz.

Őszinte véleményem, hogy a legjobb szakma, amelyet szabadúszóként végezhetsz, hiszen akkor és arra szakosodhatsz, amit a legjobban szeretsz… és akár minimális befektetéssel saját digitális vállalkozást indíthatsz.

Ne tétovázz, merj bátran szembenézni a kihívásokkal.

Vágj bele és próbáld ki !!!